Le travail de bureau est une composante essentielle de toute entreprise. Le fait de prendre conscience des avantages de bien l’organiser vous évitera des retards et, bien sûr, un stress inutile. Moult détails composent chaque journée de travail et les conséquences d’une mauvaise gestion peuvent vous éviter des frais inhérents aux retards si vous en négligez l’importance.
Du temps et la paix d’esprit. C’est ce que vous gagnerez en misant sur l’importance d’une bonne gestion de votre travail de bureau.
Vous êtes un entrepreneur en démarrage ou un travailleur autonome qui est à des années-lumière (ou presque!) de toutes ces tâches souvent exigeantes dont il faut pourtant s’acquitter. Vous êtes également administrateur, vendeur, utilisateur de bureautique et peut-être employeur. Autant de tâches différentes pour des fonctions différentes.
Une gestion efficace et productive. C’est ce que vous obtiendrez en appliquant des méthodes et des outils qui vous assureront le contrôle et l’autonomie.
Certaines solutions viennent d’elles-mêmes, car elles exigent des connaissances plus pointues. Par exemple, vous confierez d’emblée la comptabilité, les affaires juridiques, le marketing ou le graphisme à des spécialistes.
L’équilibre entre vos activités commerciales et cognitives. C’est ce dont vous bénéficierez en vous alliant à des ressources stratégiques qui vous permettront de développer votre potentiel et votre management.
Comprendre l’organisation du travail de bureau
Comme les quatre côtés d’un cadre, il existe quatre aspects qui encadrent l’ensemble du travail de bureau :
- l’administration;
- la bureautique;
- la communication/marketing;
- les ressources humaines.
Ces aspects sont interreliés dans vos activités quotidiennes et sont aussi essentiels les uns que les autres. Que ce soit pour votre service à la clientèle, la gestion de vos affaires, la relation avec vos fournisseurs ou votre prospection.
Planifier l’organisation du travail de bureau
Considérez tout d’abord les tâches principales liées à chacun des aspects énumérés plus haut.
Établissez et répartissez chacune des tâches à accomplir dans un calendrier annuel. Faites de même avec un calendrier trimestriel, un calendrier mensuel et un calendrier hebdomadaire. Vous pouvez créer dans un fichier Excel une grille hebdomadaire de tâches quotidiennes avec des onglets mensuels.
Déterminez les tâches par ordre de priorité dans vos différents calendriers ou dans un gestionnaire de tâches en utilisant des couleurs ou des icônes.
Ayez les bons outils pour exécuter vos tâches, à savoir :
- deux outils de gestion pour vos rendez-vous, vos tâches et votre carnet de contacts (informatique et papier);
- trois logiciels : traitement de texte, tableur, présentation;
- équipement bureautique : ordinateur, imprimante, télécopieur (le télécopieur est plus utilisé que le courrier électronique dans certains domaines);
- courrier électronique et téléphone pour rester en communication constante.
Enfin, définissez vos besoins pour gérer efficacement l’ensemble de vos tâches de bureau et trouvez la bonne ressource pour y répondre et vous serez ainsi assuré de maîtriser votre travail de bureau au lieu que ce soit lui qui vous maîtrise!
Sylvie Desmeules est consultante et éditrice chez Services Conseils Sylvie Desmeules, www.scsdesmeules.com
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